Las plantillas son la súper herramienta para los usuarios regulares de Microsoft Word. Las plantillas establecen un conjunto de reglas de estilo y pautas visuales para que sus documentos tengan una apariencia unificada.
Las plantillas son un excelente punto de partida para elementos como membretes y otros documentos.
Aquí, veremos cómo abrir, editar y usar plantillas en Microsoft Word. Todo el proceso es muy simple y puede abrir un nuevo nivel de flexibilidad para la forma en que trabaja con Word.
Conceptos básicos de plantillas de Word
Microsoft Word viene con varias plantillas que están listas para usar tan pronto como inicie el software. (Probablemente puedas verlos en uso).
También hay una variedad de plantillas premium disponibles en los mercados que puede descargar, instalar y usar. (Puedes encontrar algunos de nuestros favoritos aquí).
Comprender cómo funciona puede hacer que su vida de diseño sea mucho más fácil. Las plantillas pueden controlar todo, desde el tamaño de página de un documento, fuentes y tamaños, paleta de colores y elementos de diseño estáticos.
Las plantillas se pueden usar para crear excelentes membretes, plantillas de calendario, folletos simples o currículums.
Cómo abrir plantillas en Word
A la mayoría de los usuarios les gusta comenzar con una plantilla de documento cuando trabajan en Microsoft Word. Puede abrir una plantilla cuando inicia un documento, e incluso agregar plantillas personalizables a esta pantalla.
Seleccione «Nuevo» en el menú de la izquierda para ver las plantillas disponibles que puede aplicar a un nuevo documento. Al seleccionar un tipo de documento de esta lista, se abrirá con todas las configuraciones y estilos aplicados a esa plantilla.
Si está buscando una plantilla de documento personalizada que no aparece en la lista, use la opción «Abrir» y navegue hasta ella.
La plantilla se abrirá y estará listo para comenzar a trabajar en el documento. (¡No olvides guardar!)
Cómo usar una plantilla de Word
Lo mejor de las plantillas de Word es que tan pronto como abre el archivo, está listo para usar. No es necesario insertar una plantilla en un archivo de Word porque ya está allí.
Tenga en cuenta que el administrador del sistema puede configurar algunas plantillas de Word como de solo lectura. Si este es el caso, deberá utilizar la opción «Guardar como» para guardar el archivo y realizar cambios. Esta es una práctica común con las plantillas de la empresa, como el membrete, para que el original no se avise inadvertidamente.
A partir de ahí, utilice una plantilla de Word como lo haría con cualquier otro documento. Edite, guarde, imprima, controle los cambios y más.
Cómo editar una plantilla en Word
Una vez que sepa cómo funcionan las plantillas de Word, estará listo para editar una plantilla existente o crear una propia y guardarla para su equipo o clientes.
Cuando se trata de edición básica, comience con un documento abierto. Realice sus cambios y modificaciones. Guarde y cierre. Esto es.
Cuando se trata de editar una plantilla y volver a guardarla como una plantilla nueva, hay algunos pasos más. Tenga en cuenta que puede hacer esto en las versiones de escritorio de Microsoft Word, pero no en la aplicación web.
Microsoft tiene suficiente extensa documentación. Estos son los conceptos básicos para comenzar:
- Comience con bloques de construcción si necesita contenido reutilizable como un encabezado o pie de página.
- Agregue controles de contenido y personalice las pestañas principales y las barras de herramientas. Esto requiere acceso a las funciones de «Desarrollador». (No es tan intimidante como podría parecer).
- Con las herramientas de desarrollo, establezca «Controles de contenido enriquecido» que permitan a los usuarios insertar texto o imágenes en áreas específicas de la plantilla. También puede establecer instrucciones para ayudar a que la plantilla sea fácil de usar.
- Diseñe su plantilla utilizando herramientas de diseño comunes, como opciones de fuente, colores y elementos estáticos.
- Cuando esté listo para guardar, debe seleccionar «Guardar como plantilla» en el menú de archivo («Guardar como» y luego seleccione el tipo de archivo «Plantilla de Word» en Windows).
- Se le pedirá que elija una ubicación de archivo para la plantilla. La ubicación habitual de los archivos de plantilla es Plantillas de Office personalizadas en Mis documentos, pero puede guardar la plantilla en cualquier lugar que tenga sentido para usted.
- Si guarda y finaliza y desea continuar realizando ajustes más tarde, puede hacerlo abriendo la plantilla, realizando cambios y guardando nuevamente.
¿Dónde se almacenan las plantillas de Word?
Aunque existen ubicaciones estándar para los archivos de plantilla en dispositivos Windows y Mac, puede guardar un archivo de plantilla en cualquier lugar que desee. La mejor práctica sería guardar los archivos de plantilla en áreas predeterminadas comunes del sistema para que sean fáciles de encontrar más adelante.
- Ubicación del archivo de plantilla de Windows: Mis documentos/Plantillas de Office personalizadas
- Ubicación del archivo de plantilla de Mac: /Users/username/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates
Cómo agregar una plantilla a Word
Ya sea que cree una plantilla o la descargue de una fuente de terceros, el último paso es agregar la plantilla a Word para que pueda usarse en esa computadora.
Si la plantilla se almacena en la ubicación con todas las plantillas predeterminadas del sistema, estará disponible para su uso cuando cree un nuevo documento. De lo contrario, vaya a Archivo > Abrir y busque el nombre de la plantilla. Entonces puedes abrirlo y comenzar. No olvide «Guardar como» para un nuevo archivo.
La opción final es guardar el documento de plantilla como un archivo de solo lectura para que cuando alguien intente abrirlo y editarlo, la única opción sea hacer una copia y trabajar en él desde allí. Esto puede funcionar mejor para algunos equipos.
Conclusión
Diseñar una plantilla de Microsoft Word puede no parecer el proyecto de diseño más emocionante. Pero es un desafío extremadamente práctico. Tiene la tarea de crear un diseño utilizable con el que otros trabajarán a diario.
Una plantilla sólida facilita que su equipo interno o cliente cree y trabaje en documentos en software estándar de una manera que represente bien su marca.
